Jak rozliczać dofinansowanie / dopłaty do wypoczynku pracownika i dzieci z wyższym limitem zwolnienia z PIT

Dofinansowanie wypoczynku pracownika (a nierzadko także jego rodziny) to popularne świadczenie, które jest przyznawane bardzo często w okresie wakacyjnym, z reguły w postaci dopłat do:

• zorganizowanych form wypoczynku takich jak np. wycieczki, kolonie, obozy, wczasy lub
• niezorganizowanych form odpoczynku (nazywanych potocznie „wczasami pod gruszą”).

Rozliczając tego typu bonus w 2020 r. i 2021 r. trzeba pamiętać:

• o zwiększeniu z powodu epidemii koronawirusa limitów zwolnień podatkowych przewidzianych w  art. 21 ust. 1 pkt 67 i 78 ustawy o PIT (dotyczących m.in. dofinansowania wypoczynku dzieci), co ma się przyczynić m.in. do wparcia branży turystycznej borykającej się obecnie z poważnymi trudnościami finansowymi;
• o przepisach art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b i art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o PIT.

Sposób rozliczenia pod względem podatkowo-składkowym omawianych dopłat do wypoczynku zależy przede wszystkim od źródła ich finansowania, którym najczęściej jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub środki obrotowe zakładu pracy.

Wypłaty z zfśs

Podmioty zatrudniające na potrzeby dofinansowań oferowanych załodze na okoliczność ich wyjazdów wakacyjnych najczęściej wykorzystują środki przeznaczone na zakładową działalność socjalną. Dzięki temu zyskują możliwość skorzystania z wyłączenia z podstawy składek ZUS i zaliczki podatkowej.

Przypomnijmy, że dopłaty do wypoczynku zatrudnionej osoby (i jego rodziny) przyznawane zgodnie z postanowieniami regulaminu gospodarowania zfśs i z uwzględnieniem kryterium socjalnego (czyli indywidualnej sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej):

• wolne są od składek zusowskich (na mocy § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe),
• do kwoty 2000 zł (limit obowiązujący w 2020 r. i 2021 r.) rocznie zwolnione są z opodatkowania, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, iż nie trzeba naliczać zaliczki podatkowej od wartości otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł, przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające ich do wymiany na towary lub usługi.

Ważne! Jeżeli pracownik w 2020 r. lub w 2021 r. otrzyma świadczenia z zfśs (lub z funduszy związków zawodowych), których wartość przekroczy 2000 zł, wówczas opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad wskazany limit.

Zauważmy, że dofinansowania przyznane bez brania pod uwagę kryterium socjalnego, czyli np. wszystkim po równo, należy wliczać do podstawy składek ZUS i podatku. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09, OSNP 2011/9–10/133) stwierdził, że: „(…) podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (…)”.

Dofinansowanie wypoczynku dzieci

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

• z funduszu socjalnego, zfśs oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,
• z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł (limit obowiązujący w 2020 r. i 2021 r.).

Omawiane dopłaty do wakacji dzieci podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

• wypoczynek jest zorganizowany,
• organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
• forma wypoczynku nie odbiega swoim charakterem od wymienionych form wypoczynku, takich jak wczasy, kolonie, obozy lub zimowiska, przy czym może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobyt na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych,
• pracownik przedłoży dokumentację potwierdzającą korzystanie przez dziecko z wypoczynku w ww. formie (sposób dokumentowania nie został określony w powszechnie obowiązujących przepisach, dlatego dopuszczalny jest każdy dokument, z którego wynikają dane organizatora, dane dziecka, rodzaj i termin wypoczynku oraz informacje dotyczące zapłaty),
• dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18 roku życia (por. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 lipca 2020 r., sygn. 0113-KDIPT2-2.4011.144.2020.3.BO).

Definiując powyższe formy wypoczynku zgodnie z Uniwersalnym Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN S.A., pod ich pojęciem należy rozumieć:

• wczasy, czyli wypoczynek poza miejscem zamieszkania, którego organizatorzy za opłatą zapewniają noclegi, całodzienne wyżywienie, a niekiedy także rozrywki sportowe i kulturalne,

• kolonie, czyli zorganizowany pobyt dzieci i młodzieży poza miejscem stałego zamieszkania, dla wypoczynku w czasie wakacji,

• półkolonie, czyli forma zespołowego wypoczynku dla dzieci w miejscu ich zamieszkania, organizowana w czasie wakacji,

• obóz, czyli zorganizowany wypoczynek grupy ludzi, często połączony z uprawianiem sportu, doskonaleniem zawodowym, nauką języków obcych,

• zimowisko, czyli zorganizowany w celach wypoczynkowych pobyt młodzieży poza miastem w czasie ferii zimowych,

• wycieczka, czyli wędrówka lub wyjazd w celach turystycznych.

Dofinansowania wypoczynku ze środków obrotowych zakładu

Wartość dopłat do wypoczynku pracowników i członków ich rodzin finansowanych ze środków obrotowych pracodawcy:

• podlega w całości oskładkowaniu,
• wlicza się co do zasady do podstawy opodatkowania, przy czym dopłata do wypoczynku dzieci może być wolna od podatku do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 3000 zł na mocy przywołanego wyżej art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT (o ile zostaną spełnione wymienione wcześniej warunki).

Rozliczenie podatkowo-składkowe w praktyce

Z uwagi na fakt, iż dopłaty do wypoczynku dzieci są ozusowane, ale nieopodatkowane, podmiot zatrudniający przy kalkulowaniu zaliczki na podatek musi zwrócić uwagę na przepisy art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b i art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o PIT, stanowiące, iż składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, których podstawę wymiaru stanowi przychód zwolniony z opodatkowania, przy ustalaniu zaliczki na podatek nie podlegają odliczeniu odpowiednio od dochodu i podatku.

Przykład

Spółka z o.o. ze środków obrotowych dofinansowała pobyt do kolonii letnich dziecka (w wieku 13 lat) pełnoetatowego pracownika otrzymującego co miesiąc stałą pensję w wysokości 3600 zł brutto (chodzi tu o kolonie zorganizowane przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie). Wartość tego świadczenia wyniosła 400 zł i jest ona zwolniona z opodatkowania, ale podlega oskładkowaniu (świadczenie to zostało wypłacone wraz z wynagrodzeniem za lipiec). 

Uwzględniając fakt, iż ww. pracownik uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł) i kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki podatkowe (43,76 zł), rozliczenie lipcowej listy płac w opisanym przypadku powinno wyglądać jak poniżej: 

Prawidłowe rozliczenie dopłat do wypoczynku zatrudnionych osób gwarantuje korzystanie z naszego kalkulatora:

🧮 Kalkulator Rozliczanie należności ze stosunku pracy
Jak zgodnie z przepisami naliczyć składki ZUS i PIT od dofinansowania do wypoczynku pracownika i jego rodziny?

➪ Kliknij i Sprawdź